Para impedir que eventuais problemas de controle de estoque possam comprometer os resultados de farmácias e drogarias é essencial investir em uma boa gestão. No caminho do sucesso, porém, é comum que alguns erros sejam cometidos, dentre os quais pode-se destacar a falta de planejamento e de controle das mercadorias, por exemplo.
Entretanto, estar atento a todas as etapas gerenciais é uma forma de garantir o desenvolvimento equilibrado do seu negócio, bem como impedir uma série de inconsistências na organização do estoque — e aqui é justamente onde entra o papel de um bom gestor.
A partir das habilidades do profissional, pode-se estabelecer ajustes necessários e, assim, minimizar eventuais colapsos financeiros. Pensando nisso, no post de hoje vamos mostrar 6 dos principais erros cometidos em relação ao controle de estoque. Continue a leitura e veja como algumas falhas podem influenciar no objetivo do seu negócio!
1. Falta de planejamento
Quando se trata do controle de estoque de uma farmácia, a falta de planejamento de médio e longo prazo tornam-se problemas importantes, especialmente para uma gestão bem-sucedida. Isso porque a limitação dos gestores em receber, expedir ou armazenar produtos impacta negativamente aspectos da gestão de compras (controle de sazonalidade, previsibilidade de demanda, etc).
Por outro lado, a organização adequada e o controle de estoque podem contribuir para uma ampla visão do cenário de vendas. Isto, por sua vez, permite uma melhor programação das atividades inerentes a esse departamento. Outra consequência positiva do planejamento prévio de longo prazo passa diretamente pela possibilidade de se evitar faltas (ou excessos), perda de capital de giro, aumento de custos, entre outros.
2. Não ter controle das mercadorias
Uma boa gestão de estoque deve, preferencialmente, estar atrelada à verificação das mercadorias durante seu armazenamento. Cabe destacar, porém, que muitos gestores ainda cometem o grave erro de receber os produtos sem conferir mediante a entrega. À vista disso, muitos estabelecimentos apresentam queda nas vendas, sobretudo em razão do desabastecimento das gôndolas e prateleiras.
A falta de controle das mercadorias pode, ainda, comprometer os resultados financeiros por conta da perda de produtos vencidos. Afinal, caso deixem de conferir todas as características dos produtos recebidos, eventualmente podem ser aceitos medicamentos próximos à data de validade, o que impede, em grande parte, a substituição dos mesmos pelos laboratórios ou distribuidores parceiros.
3. Falta de integração entre o estoque e demais setores
Atender toda a demanda em sua farmácia ou drogaria é vital para qualquer empresa de varejo farmacêutico. No entanto, quando o setor de compras não está integrado com os demais departamentos, pode-se incorrer na perda de inúmeras oportunidades de atração e retenção de clientes, afinal, ao não encontrar o que procuram, os consumidores tendem a recorrer à concorrência.
Diante do cenário de desabastecimento e falta de reposição, é imprescindível investir em uma comunicação eficiente entre o setor de estoque, compras e vendas. Dessa forma, minimiza-se problemas decorrentes do mau controle de estoque. Logo, também é possível reduzir prejuízos em relação aos produtos com menor saída, protegendo assim o capital de giro da sua farmácia.
4. Fazer compras em excesso
Outro erro crucial no controle de estoque é a aquisição de produtos de maneira excessiva. Embora seja possível comprar em grande quantidade, para evitar os erros que já citamos, é preciso ter um bom planejamento que, por sua vez, passa diretamente pela análise da necessidade efetiva de compra de tais itens farmacológicos.
Vale ressaltar que a aquisição de produtos sem necessidade, apenas para garantir que sua reposição ocorra, não é sinônimo de uma boa gestão, mesmo que algumas pessoas acreditem nisso. Sendo assim, a previsibilidade de compras precisa observar alguns aspectos como planejamento e sazonalidade, de modo a minimizar as perdas e armazenamentos inadequados, o que culminaria em um desperdício de capital.
Sendo assim, uma dica muito útil é avaliar o giro dos produtos para que as compras estejam alinhadas à real necessidade de cada produto, considerando também o período ideal de aquisição — que normalmente ocorre entre 60 e 70 dias.
5. Não fazer inventários
Mais um erro clássico no controle de estoque é a falta de inventário ou a desatualização do mesmo. Este documento pode contribuir para que eventuais excessos possam ser mais bem visualizados, assim como a falta de produtos. Além disso, fazer inventários pode contribuir para analisar as inconsistências de valores que são registrados tanto no estoque físico quanto contábil (gerado pelo sistema).
O inventário é um documento que pode contribuir para que os gestores reconheçam e possam organizar a movimentação de produtos em estoque, como a entrada e saída de medicamentos, a fim de assegurar uma gestão mais eficaz. Cabe lembrar que deixar de fazer o inventário regularmente aumenta o risco de perder mercadorias fora do prazo de validade, danificadas ou de ter mais produtos furtados.
6. Controlar o estoque da farmácia manualmente
Hoje em dia a automação é uma ferramenta indispensável para qualquer empresa, independente do seu ramo de atuação. No caso das drogarias e farmácias, essas plataformas podem contribuir diretamente para a gestão de estoque mais produtiva e eficiente, afinal, gerenciar manualmente todas essas tarefas pode ser bastante arriscado.
Processos manuais, em geral, ampliam a possibilidade de se cometer erros de controle, comprometendo a confiabilidade dos dados, além de apresentar informações pouco seguras. Sendo assim, é importante utilizar um sistema automatizado para não apenas melhorar a comunicação e integração entre as demais áreas da sua empresa, mas para também contribuir com o aumento de produtividade e confiabilidade de todos os dados tratados.
Concluindo, são diferentes erros que ainda são cometidos no controle de estoque de farmácias e drogarias. Entretanto, profissionalizar a gestão da empresa é imprescindível para o crescimento do negócio, bem como para reduzir eventuais quedas de rendimento financeiro. Para tanto, busque analisar todos os erros relacionados ao controle de estoque e aprimore a maneira com que sua empresa gerencia estes problemas.
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