No mercado de varejo farmacêutico existem inúmeros desafios, sobretudo em razão das regulações e normativas aplicáveis ao setor. Em geral, isso se dá por conta da natureza da atividade, já que se trata de empresas de cuidado à saúde das pessoas.
O problema é que existem inúmeras legislações, sendo o dono ou gestor de uma farmácia obrigado a tratar de diversos temas jurídicos relacionados ao seu negócio, principalmente quando se fala em Procedimento Operacional Padrão, ou simplesmente, POP.
Esse documento, por sua vez, é fundamental para o funcionamento adequado de qualquer estabelecimento farmacêutico, além de estar previsto na legislação sanitária que organiza e determina as diretrizes que o setor deve seguir.
Portanto, se quer tirar suas dúvidas sobre este documento de uma vez por todas, continue a leitura até o final e entenda as nuances do POP!
O que é um Procedimento Operacional Padrão, afinal?
O POP nada mais é do que um documento utilizado como padrão das operações de todos os funcionários de determinada empresa. Sua principal função é, portanto, permitir que os colaboradores desempenhem o seu papel em prol de um mesmo resultado.
Em outras palavras, este é um documento que descreve os procedimentos operacionais que devem ser realizados, independentemente da circunstância, para a conclusão de um trabalho que se dá de forma repetitiva, com o objetivo de tornar essas práticas um padrão uniforme.
Tendo em vista que cada indivíduo possui uma forma própria de proceder com suas tarefas diárias, no trato de operações que fazem parte de um processo “mais complexo”, é preciso investir nesse tipo de padronização, já que abrir mão desse cuidado pode custar mais caro para o fluxo de caixa do seu negócio.
Além disso, é importante lembrar que há uma série de documentos obrigatórios imputados às empresas pela legislação em vigor no país. Nesse contexto, o POP também é um documento exigido para a formalização de farmácias e drogarias, assim como o Manual de Boas Práticas Farmacêuticas (MBPF) — ambos sujeitos à Resolução RDC 44/09.
Qual a diferença entre Manual de Boas Práticas e POP?
Em linhas gerais, o Manual de Boas Práticas Farmacêuticas é um documento que especifica diferentes informações e dados de uma farmácia ou drogaria, como a política da empresa, isto é, as normas e regras dentro da rotina do negócio; missão, visão e valores; procedimentos técnicos e sanitários, entre outros.
Por outro lado, o POP, como vimos, é uma padronização de tudo aquilo que deve ser feito, especificando, inclusive, por que deve ser realizada cada atividade, como e quando ela será feita. Sendo assim, a diferença básica dos dois é que um deles trata do passo a passo da rotina operacional, enquanto o outro descreve diversos aspectos da empresa.
Por que sua farmácia precisa de um POP?
O POP, assim como o NBPF são documentos obrigatórios que fazem parte da rotina de fiscalização da Vigilância Sanitária. Sendo assim, todo estabelecimento do varejo farmacêutico deve, invariavelmente, apresentar o Manual de Boas Práticas e o Procedimento Operacional Padrão sempre que submetidos às inspeções de licenciamento sanitário.
Dessa forma, além de tratar-se de um documento crucial para a uniformização das práticas adotadas em diferentes procedimentos internos — o que também contribui para gerar maior eficiência operacional e, consequentemente, o sucesso da sua empresa — ele é também obrigatório para a farmácia que deseja estar em dia com as normas da Anvisa.
Vale lembrar que não se trata de um tema novo. Isso porque os POPs são discutidos dentro das resoluções sanitárias desde a promulgação da RDC 328/1999. Porém, apenas a partir da RDC 44/2009 citada, é que os estabelecimentos POPs passaram a ter caráter obrigatório.
Então, como elaborar um POP para farmácias e drogarias?
Como já pontuamos nos tópicos anteriores, a apresentação do POP é uma ação obrigatória em fiscalizações sanitárias promovidas pela Anvisa, assim como o Manual de Boas Práticas Farmacêuticas, sendo até mesmo um critério para a liberação do licenciamento sanitário. Por outro lado, é preciso também entender como deve ser o documento.
Basicamente, a regra é que o POP seja de entendimento simples, para que todas as pessoas envolvidas possam identificar o que fazer, como e quando executar cada tarefa. Além disso, vale ressaltar que, seja o documento produzido em papel ou disponibilizado no formato eletrônico, seu acesso deve ser limitado para os usuários, sendo controlado pelo gestor da drogaria ou farmácia.
Por fim, a atualização do documento, assim como eventuais revisões que visem agregar melhorias no procedimento operacional precisam passar por aprovação antes de serem implementadas as mudanças. Isso não impede, porém, que revisões constantes sejam realizadas, sobretudo se houver dúvidas sobre como executar as atividades estabelecidas.
Agora que você já sabe como deve ser o seu POP, agora chegou a hora de descobrir, em 4 passos simples, como elaborar o seu documento. Confira:
- descreva de modo sequencial e o mais detalhado possível as etapas operacionais exigidas para o cumprimento de determinada tarefa — e seja o mais didático possível. Assim, pode-se padronizar a maneira com que as tarefas diárias são desempenhadas, independentemente do colaborador responsável;
- estruture um documento sob o formato de tópicos, e tenha clareza em relação à linguagem, cuidando para que ela seja objetiva;
- após concluir as normas operacionais, faça cópias do documento ou ofereça-os à sua equipe no formato digital. O importante é garantir que todos tenham acesso ao POP da sua farmácia ou drogaria;
- por fim, não se esqueça de manter o documento sob constante revisão. Aplique melhorias sempre que necessário e de forma sistêmica, já que essa ferramenta pode comprometer diretamente na qualidade dos serviços prestados, além de garantir que as atividades diárias sejam executadas dentro do padrão estabelecido.
E então, leitor. O que achou das dicas e informações que apresentamos aqui? Esperamos que tenha ficado claro os pontos de maior dúvida em relação ao Procedimento Operacional Padrão. Portanto, caso deseje obter mais dicas que possam contribuir para uma administração mais eficiente do seu negócio, não deixe de se inscrever em nosso Canal no Youtube e acompanhar nossas páginas no Facebook, Instagram e LinkedIn.