A administração eficiente de qualquer negócio não é uma tarefa fácil, independentemente do tipo de empresa que se trate. Quanto o assunto é gerenciar uma farmácia, a gestão tende a se tornar ainda mais difícil. Isso se dá principalmente porque é necessário organizar os produtos de forma eficiente e, ainda, gerenciar medicamentos vencidos, controlando o prazo de validade dos itens e renovando constantemente o estoque da sua empresa.

O comércio de drogas farmacêuticas após sua data de validade estabelecida pelo fornecedor é uma prática ilegal e criminosa, por isso, pode acabar gerando inúmeros prejuízos ao seu estabelecimento — incluindo problemas de ordem judicial, já que o consumo desses medicamentos pode gerar complicações médicas ao consumidor.

Pensando nisso, no post de hoje vamos mostrar o que fazer para evitar esse tipo de ocorrência, além de como criar uma gestão produtiva e eficiente. Continue a leitura e saiba mais sobre o assunto.

Por que gerenciar medicamentos vencidos?

Quando não se atenta a data de validade dos produtos, algumas situações extremamente perigosas podem ocorrer: o seu estoque fatalmente ficará vazio e, ainda, você terá uma enorme quantidade de itens parados em estoque esperando o descarte correto. Diante disso, uma desorganização nesse sentido pode gerar falta de medicamentos que, por sua vez, gera a insatisfação dos clientes e, por fim, manda os seus consumidores diretamente para a concorrência.

Diante desse cenário, gerenciar os itens próximos a data de validade é um passo primordial para que o seu negócio seja sustentável. Afinal, como vimos, além de ter muita mercadoria encalhada no seu estoque, haverá uma perda considerável de recursos que poderiam ser empregados em outras áreas da empresa. Além disso, vale ressaltar que os produtos farmacêuticos tendem a ter um prazo de validade menor. Portanto, uma gestão eficiente é o caminho mais adequado para minimizar eventuais prejuízos.

5 dicas para melhorar o controle de estoque

Pronto. Agora você já sabe da importância de se realizar uma administração eficiente da validade dos medicamentos comercializados em sua farmácia. Sendo assim, chegou a hora de entender, na prática, o que fazer para melhorar o controle de estoque do seu negócio. A seguir, confira algumas dicas que podem ser colocadas em prática agora mesmo:

1. Crie padrões de organização

Fundamentalmente, colocar a mão na massa é o primeiro passo para quem deseja construir um excelente controle de estoque, principalmente em relação à gestão dos prazos de validade. Sendo assim, procure organizar as prateleiras de forma organizada, adotando um padrão de classificação dos itens.

Nesse momento, o que vale é a sua criatividade: pode-se organizar utilizando critérios diversos, como nome do fabricante, tipo de medicamento, preço de cada item, etc. Aqui, a ideia é que a equipe de colaboradores entenda de maneira efetiva como está a disposição dos itens no ponto de vendas.

Em seguida, é necessário avaliar todos os prazos de validade dos medicamentos expostos e em estoque. Para tanto, procure adicionar os itens mais novos ao fundo da prateleira, pois assim, o consumidor levará para casa aquela cuja data de validade está mais próxima. Outro ponto importante: estabeleça normas de giro dos produtos, definindo alguém responsável por verificar regularmente o estoque. E assi

2. Faça compras programadas

Com base no seu relatório de vendas pode-se estabelecer um prazo médio para realizar a compra de novos lotes de medicamentos a fim de manter o seu estoque sempre abastecido. Utilizando esse critério, determinadas marcas ou produtos estarão sempre à disposição do seu cliente, afinal, a drogaria não enfrentará nenhuma baixa no estoque ou falta repentina.

Compras não planejadas, isto é, que ocorrem em cima da hora podem ser difíceis de se concretizarem. Além disso, perde-se o poder de negociação e, eventualmente, pode-se até mesmo adquirir itens muito próximos à sua data de validade. Sendo assim, fazer compras programadas permite minimizar inúmeros riscos, além de economizar muito dinheiro.

3. Crie um volume de estoque mínimo e máximo

Criar um estoque mínimo de produtos, bem como estabelecer um limite máximo de itens para sua loja é uma regra simples, mas muito abdicada. Para colocá-la em prática, é necessário considerar o prazo que o fornecedor leva para entregar as mercadorias compradas e, em seguida, descobrir o período médio que determinado medicamento leva para chegar até o seu cliente final. Assim, evita-se que os produtos vençam ou acabem.

4. Faça promoções de itens próximos do vencimento

De modo geral, gerenciar medicamentos vencidos que têm pouca saída normalmente ficam estocados por mais tempo. Sendo assim, é natural que alguns deles permaneçam por mais tempo do que necessário nas suas gôndolas e prateleiras. 

Para dar maior vazão a eles, uma alternativa interessante é criar promoções exclusivas. Não se esqueça de ser mais transparente em suas ações, deixando claro de que os preços em conta se dão em razão da proximidade com a data de vencimento dos itens comercializados.

5. Empregue um sistema de gestão eficiente

Uma gestão de qualidade nem sempre é uma tarefa fácil, como vimos até aqui. Isso porque é necessário atentar-se para inúmeros fatores, o que torna esse processo extremamente complexo e cansativo. Por outro lado, atualmente se pode ter maior controle do estoque de uma drogaria sem muito esforço, já que os softwares de gestão mais modernos apresentaram de uma vez por todas os famosos cadernos e planilhas em excel.

Além de ágil, seguro e fácil de usar, um sistema de gestão minimiza consideravelmente a probabilidade de erros, tornando mais difícil a venda de medicamentos vencidos, por exemplo. Ademais, ao utilizar esse tipo de ferramenta, é possível controlar o estoque, prazos de validade, automatizar diferentes tarefas rotineiras, sobretudo em relação ao departamento contábil e de vendas.

Concluindo, para gerenciar medicamentos vencidos na sua drogaria e ter um controle mais próximo da validade dos itens comercializados pelo seu negócio, é preciso adotar regras rígidas de controle, eliminando o máximo de falhas possíveis neste processo. Ademais, é também preciso saber escolher o melhor software de gestão, para que este esteja adequado às necessidades do seu negócio.

Esperamos que o conteúdo tenha ajudado a entender melhor sobre os riscos e desafios de uma gestão de sucesso. Para ter mais controle sobre o seu negócio, veja outro de nossos artigos que apresenta dicas para administrar uma farmácia de forma eficiente.